Privacy Verklaring Provades BV

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze privacy verklaring is per 31 mei 2018 geldig. Deze verklaring beschrijft uw rechten en plichten met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens door Provades en het gebruik van cookies op onze website.

De juridische entiteit Provades BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61744026. Provades BV houdt kantoor aan De Wel 14-16, 3871 MV Hoevelaken.

Uw privacy

In deze Privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen en andere informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een individu te identificeren of die aan een individu kunnen worden gekoppeld.

Wij hechten veel belang aan uw privacy. De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Provades heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat alle verwerkte persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Provades bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u

• zich inschrijft als werkzoekende op onze vestiging of beurs;
• registreert (bijvoorbeeld via onze website en web-omgeving, (self service) portals en/of intranet;
• een arbeidsovereenkomst met Provades heeft;
• communiceert met Provades (bijvoorbeeld vragen, verzoeken, advies en informatie);
• contact per e-mail, telefoon of schriftelijk contact heeft met één van de medewerkers van Provades;
• deelneemt aan sociale-media-activiteit(en) (door bijvoorbeeld op ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ te klikken) of u met/via uw eigen social media account aan te melden;
• zich abonneert op een nieuwsbrief of vacature-alert van Provades;
• vrijwillig deelneemt aan enquêtes en/of deelname aan (een) actie(s), spel of prijsvraag;
• cookies accepteert die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt;

Kortom: wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat bij Provades en u zich op enigerlei wijze aanmeld of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Waarvoor verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In het algemeen verzamelen en verwerken wij uw gegevens alleen voor de uitvoering van onze taken als uitzend- en detacheringsbureau inzake bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, bemiddeling van ZZP’ers, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Waar worden uw persoonsgegevens verzameld?

Wanneer u als flexwerker, kandidaat, sollicitant, zelfstandigen zonder personeel of (directe of ingehuurde) werknemer persoonsgegevens aan Provades verstrekt,  worden uw gegevens opgenomen in de databank. Dit geldt ook voor de gegevens die wij van u als werknemer of vertegenwoordiger van een (potentiële) zakelijke relatie (zoals een (potentiële) opdrachtgever, leverancier, verkoper of ander(e) bedrijf of instelling) ontvangen. Uw persoonsgegevens kunnen in opdracht van Provades door onze serviceprovider worden verwerkt en opgeslagen. Provades heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze serviceproviders, waaronder de vereiste dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hieronder vermelde doeleinden.

Onze doelen en gebruik van uw gegevens

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

• om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
• om met u een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-,
  financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven / uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
• om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
• om u te bemiddelen naar werk, u opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden, u in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor u te regelen;
• om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
• om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
• om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
• om uw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
• om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u namens Provades aanbiedingen te kunnen doen;
• voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles,  audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
• om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en ons intranet indien van toepassing;
• om u te informeren over de producten en/of diensten van door ons zorgvuldig geselecteerde partners door plaatsing van informatie hieromtrent op onze website dan wel door informatie hierover op te nemen in onze nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en dergelijke.

Provades verwerkt onder meer de volgende gegevens: NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), emailadres, telefoonnummer, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat, curriculum vitae (CV) en motivatie, werkervaring, diploma’s, certificaten en trainingen, bankrekeningnummer, polis- of klantnummer zorgverzekeraar, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie) getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie)  werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR. Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web omgevingen, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Provades kan uw persoonsgegevens doorgeven aan (potentiele) opdrachtgevers en relaties, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties,  overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers). Daarnaast kan Provades uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan Provades uw profiel of curriculum vitae, nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in
verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag. Provades bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw bijzondere persoonsgegevens?

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit uw identiteitsbewijs waarvan wij op grond van wet een kopie moeten maken als u voor ons gaat werken. Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Aan wie verstrekken wij uw bijzondere persoonsgegevens?

Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, bewerkers, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen. Wij kunnen de van u ontvangen bijzondere persoonsgegevens daarnaast doorgeven aan onze opdrachtgevers indien daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Verder kunnen wij deze gegevens doorgeven aan de overheidsinstellingen die toezien op de uitvoering van de overheidsdoelstellingen en/of het  toekennen van (premie)kortingen en/of subsidies.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Kandidaten die niet voor Provades hebben gewerkt

• Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten etc.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact met u indien u niet voor Provades heeft gewerkt.
• Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zich laten uitschrijven. U wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Provades. Uw gegevens worden definitief verwijdert.

Kandidaten die voor Provades werken en/of hebben gewerkt

• Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.
• Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Provades.
• Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Provades. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan alleen beschikbaar voor Provades onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Zakelijke gegevens

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens van werknemers of vertegenwoordigers van (potentiële) zakelijke relaties

Persoonsgegevens die Provades van werknemers of vertegenwoordigers van zakelijke (potentiële) relaties (zoals (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers, verkopers en andere bedrijven of instellingen) ontvangt, gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

• om u gebruik te kunnen laten maken van onze dienstverlening en/of gebruik te kunnen maken van uw dienstverlening;
• om met u een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;
• om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
• om u te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten (bijvoorbeeld via email, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om u aanbiedingen te kunnen doen;
• om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
• om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web-omgevingen, portals en intranetomgevingen;
• om u te informeren over de producten en/of diensten van door ons zorgvuldig geselecteerde partners door plaatsing van informatie hieromtrent op onze website dan wel door informatie hieromtrent op te nemen in onze nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en dergelijke.

Provades verwerkt onder meer de volgende gegevens: (zakelijke) NAW-gegevens (naam, adres, vestigings-/woonplaats), geboortedatum (optioneel, namelijk voor zover verstrekt), e-mailadres, gegevens voor het onderhouden van de relatie, functie- en contactgegevens. Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten webomgeving, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens van werknemers of vertegenwoordigers van (potentiële) zakelijke relaties?

Provades kan de persoonsgegevens van werknemers en vertegenwoordigers van (potentiële) zakelijke relaties doorgeven aan anderen indien dit van belang is voor de uitvoering van haar dienstverlening. Provades kan uw gegevens bovendien doorgeven aan flexwerkers, kandidaten, sollicitanten, werknemers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers). Daarnaast kan Provades uw gegevens verstrekken aan anderen indien zij daartoe op grond van de wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan Provades uw bedrijfsprofiel of vacatures van uw onderneming, nadat u daartoe toestemming heeft gegeven, al dat niet geanonimiseerd op haar website plaatsen en/of openbaar te maken.

Verwerking van persoonsgegevens van werknemers of vertegenwoordigers van (potentiële) zakelijke relaties

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens, voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel deze verwerking in overeenstemming is met de geldende (privacy) wet- en/of regelgeving. Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.

Uw privacy rechten

Aanvullen, verbeteren of verwijderen

U kunt op elk gewenst moment verzoeken uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te (laten) verwijderen. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen. U kunt een verzoek indienen via info@provades.nl dan wel per brief (Provades BV t.a.v. de directie, De Wel 14-16 3871 MV Hoevelaken). Wij streven ernaar binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek te reageren.

Inzage

U kunt ons op elk gewenst moment via info@provades.nl dan wel per brief (Provades BV t.a.v. de directie, De Wel 14-16 3871 MV Hoevelaken) verzoeken aan te geven welke gegevens wij van u verwerken. Wij streven ernaar binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek te reageren.

Beveiliging

Provades spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van Provades, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding. Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Provades kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.

Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid van Provades voor indirecte schade, waaronder gevolgschade en inkomstenverlies, is in alle gevallen uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is daarnaast beperkt en zal hoe dan ook nooit meer bedragen dan hetgeen door haar verzekering in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd.

Vragen, opmerkingen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot deze Privacy Verklaring of de manier Provades uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u deze per e-mail kenbaar maken via info@provades.nl, dan wel door een brief te sturen naar Provades BV t.a.v. de directie, De Wel 14-16 3871 MV Hoevelaken. Wij streven ernaar binnen vier weken na ontvangst van uw vraag, opmerking of klacht te reageren.

Inhoudelijke wijzigingen Privacy Verklaring

Provades kan deze Privacy Verklaring aanpassen. De meest actuele Privacy Verklaring is altijd via de website van Provades.nl te raadplegen.

Gegevens die wij verwerken van website-bezoekers

In het algemeen kunt u onze website bezoeken zonder persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wel verzamelen wij, net als veel andere website, bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van onze website, via cookies. Bezoek onze pagina cookiebeleid.